Для эффективного управления проектом необходимо учитывать множество задач, начиная от организации команды и заканчивая контролем качества работы. Одним из важных моментов является установление договорных отношений между компанией-подрядчиком и заказчиком.

В этой статье мы рассмотрим, какие обязательства имеют стороны в рамках договора, какие риски могут возникнуть при их несоблюдении и как их снизить. Обсудим, что должен делать менеджер проекта для управления ожиданиями заказчика, как контролировать и соблюдать условия договора, чтобы успешно выполнить проект и укрепить отношения с заказчиком

Обязательства компании-подрядчика и заказчика в рамках договора

Пройдемся по основным обязательствам заказчика и исполнителя, чтобы понять, что должны контролировать и выполнять менеджеры проекта с обеих сторон.

Исполнитель обязан:

• Выполнить работы в соответствии с условиями договора и проектной документацией.

• Соблюдать сроки выполнения работ.

• Обеспечить приемку-передачу результатов работ заказчику.

• Подписать и отправить счет и акт приемки-передачи.

• Предоставить гарантию на выполненные работы.

Заказчик обязан:

• Обеспечить подрядчику необходимые ресурсы для работы (это могут быть документы, доступы к системам, организация встреч, интервью с сотрудниками).

• Обеспечить приемку выполненных работ.

• Подписать проектную документацию и акт, оплатить работу в соответствии с условиями договора.

Обязанности обеих сторон:

• Ответственность за нарушение условий договора. 

• Порядок изменения условий договора.

• Порядок разрешения споров между сторонами.

• Условия расторжения договора.

• Конфиденциальность и защита информации, передаваемой между сторонами.

Это лишь основные обязательства, их список может быть расширен в зависимости от типа договора, условий соглашения сторон и законодательства конкретной страны. 

Какие могут сработать риски, если не соблюдать обязательства

Риски могут возникнуть у обеих сторон, если условия договора будут нарушены. 

Со стороны исполнителя

1. Штрафы, возврат предоплаты и расторжение договора. Вполне реальная ситуация, если вы как исполнитель нарушите сроки и сдадите работу не вовремя. Иногда срыв дедлайна может привести даже к расторжению договора и потере клиента.
2. Доработки за счет исполнителя. Если работы выполнены не полностью или с недостаточным качеством, то компания должна доработать их за свой счет до удовлетворительного уровня для заказчика.
3. Увеличение сроков выполнения работ. Такое чаще всего происходит, если рабочие процессы организованы неправильно, нет стандартов работы и четкого процесса приемки-передачи. Более того, это может привести к дополнительным затратам и штрафам от заказчика.

Со стороны заказчика

1. Не все работы будут выполнены. Такое может произойти, если заказчик не обеспечивает подрядчика необходимыми ресурсами для работы. В результате это влияет на сроки выполнения и, возможно, увеличение итоговой стоимости работ
2. Приостановка работ, расторжение контракта. Если заказчик не оплачивает счета вовремя, исполнитель может приостановить работы или требовать расторжения контракта.
3. Нельзя использовать полученный результат. Если заказчик получил все результаты работы, но не подписал акт и не оплатил счета, у него не возникает права на использование результатов труда исполнителя.

Что поможет снизить риски и выполнить свои обязательства 

Заключите юридически значимый договор

Юридически значимый договор — это договор, который имеет юридическую силу, то есть соответствует требованиям закона и может быть использован в суде для защиты прав и интересов обеих сторон. Он должен содержать все необходимые условия, быть подписанным сторонами и иметь дату заключения. Условия договора должны быть четкими и детальным, не противоречить закону.

Ключевые условия договора — объем работ, сроки,  условия приемки-передачи и порядок оплаты. Договор строится на принципах взаимопонимания и взаимовыгодного сотрудничества, поэтому все условия должны быть оговорены и подписаны до начала работы.

В ходе работ менеджеру проекта важно помнить о том, что он выстраивает работу с людьми и одновременно работает от имени юридического лица. Поэтому его действия должны быть юридически значимыми. Подробнее об этом расскажу дальше. 

Организуйте понятный процесс управления работами на проекте и коммуникацию с заказчиком

Чтобы отношения с клиентом не сломались в процессе работы, создавайте предсказуемость. Предсказуемость гарантирует, что клиенту будет спокойно за выполнение работ к нужному сроку, не будет поводов для задержки в подписании актов и оплаты.

Для того, чтобы работа не “буксовала”, когда сроки по контракту уже начались, менеджеру проекта до старта работ необходимо: 

• Сделать с командой план проекта (план достижения результатов), в котором будут прописаны работы и результаты (с привязкой к договору). План должен быть согласован с заказчиком и обновляться хотя бы раз в неделю.

• Выбрать подходящую методологию управления проектом. 

• Подготовить план коммуникаций с участниками проекта на стороне заказчика и внутри команды исполнителя.

• Подготовить ресурсный план и собрать команду, которая будет закреплена за проектом на весь период.

• Сделать плановый P&L проекта (отчет о доходах и расходах) и актуализировать фактические финансовые показатели по ходу проекта. 

• Выявить риски и проблемы проекта, определить как они будут решаться.  

Наталия Молчанова, 

заместитель директора производства AWG.