УПС! Что-то пошло не так



Договорные отношения между подрядчиком и заказчиком: как управлять рисками и получать оплату за выполненную работу

2178

       

AWG

Для эффективного управления проектом необходимо учитывать множество задач, начиная от организации команды и заканчивая контролем качества работы. Одним из важных моментов является установление договорных отношений между компанией-подрядчиком и заказчиком.


В этой статье мы рассмотрим, какие обязательства имеют стороны в рамках договора, какие риски могут возникнуть при их несоблюдении и как их снизить. Обсудим, что должен делать менеджер проекта для управления ожиданиями заказчика, как контролировать и соблюдать условия договора, чтобы успешно выполнить проект и укрепить отношения с заказчиком


Обязательства компании-подрядчика и заказчика в рамках договора

Пройдемся по основным обязательствам заказчика и исполнителя, чтобы понять, что должны контролировать и выполнять менеджеры проекта с обеих сторон.


Исполнитель обязан:

  • Выполнить работы в соответствии с условиями договора и проектной документацией.

  • Соблюдать сроки выполнения работ.

  • Обеспечить приемку-передачу результатов работ заказчику.

  • Подписать и отправить счет и акт приемки-передачи.

  • Предоставить гарантию на выполненные работы.

Заказчик обязан:

  • Обеспечить подрядчику необходимые ресурсы для работы (это могут быть документы, доступы к системам, организация встреч, интервью с сотрудниками).

  • Обеспечить приемку выполненных работ.

  • Подписать проектную документацию и акт, оплатить работу в соответствии с условиями договора.

Обязанности обеих сторон:

  • Ответственность за нарушение условий договора. 

  • Порядок изменения условий договора.

  • Порядок разрешения споров между сторонами.

  • Условия расторжения договора.

  • Конфиденциальность и защита информации, передаваемой между сторонами.

Это лишь основные обязательства, их список может быть расширен в зависимости от типа договора, условий соглашения сторон и законодательства конкретной страны. 


Какие могут сработать риски, если не соблюдать обязательства

Риски могут возникнуть у обеих сторон, если условия договора будут нарушены. 


Со стороны исполнителя

  1. Штрафы, возврат предоплаты и расторжение договора. Вполне реальная ситуация, если вы как исполнитель нарушите сроки и сдадите работу не вовремя. Иногда срыв дедлайна может привести даже к расторжению договора и потере клиента.
  2. Доработки за счет исполнителя. Если работы выполнены не полностью или с недостаточным качеством, то компания должна доработать их за свой счет до удовлетворительного уровня для заказчика.
  3. Увеличение сроков выполнения работ. Такое чаще всего происходит, если рабочие процессы организованы неправильно, нет стандартов работы и четкого процесса приемки-передачи. Более того, это может привести к дополнительным затратам и штрафам от заказчика.


Со стороны заказчика

  1. Не все работы будут выполнены. Такое может произойти, если заказчик не обеспечивает подрядчика необходимыми ресурсами для работы. В результате это влияет на сроки выполнения и, возможно, увеличение итоговой стоимости работ
  2. Приостановка работ, расторжение контракта. Если заказчик не оплачивает счета вовремя, исполнитель может приостановить работы или требовать расторжения контракта.
  3. Нельзя использовать полученный результат. Если заказчик получил все результаты работы, но не подписал акт и не оплатил счета, у него не возникает права на использование результатов труда исполнителя.

Что поможет снизить риски и выполнить свои обязательства 


Заключите юридически значимый договор

Юридически значимый договор — это договор, который имеет юридическую силу, то есть соответствует требованиям закона и может быть использован в суде для защиты прав и интересов обеих сторон. Он должен содержать все необходимые условия, быть подписанным сторонами и иметь дату заключения. Условия договора должны быть четкими и детальным, не противоречить закону.


Ключевые условия договора — объем работ, сроки,  условия приемки-передачи и порядок оплаты. Договор строится на принципах взаимопонимания и взаимовыгодного сотрудничества, поэтому все условия должны быть оговорены и подписаны до начала работы.


В ходе работ менеджеру проекта важно помнить о том, что он выстраивает работу с людьми и одновременно работает от имени юридического лица. Поэтому его действия должны быть юридически значимыми. Подробнее об этом расскажу дальше. 


Организуйте понятный процесс управления работами на проекте и коммуникацию с заказчиком

Чтобы отношения с клиентом не сломались в процессе работы, создавайте предсказуемость. Предсказуемость гарантирует, что клиенту будет спокойно за выполнение работ к нужному сроку, не будет поводов для задержки в подписании актов и оплаты.


Для того, чтобы работа не “буксовала”, когда сроки по контракту уже начались, менеджеру проекта до старта работ необходимо: 

  • Сделать с командой план проекта (план достижения результатов), в котором будут прописаны работы и результаты (с привязкой к договору). План должен быть согласован с заказчиком и обновляться хотя бы раз в неделю.

  • Выбрать подходящую методологию управления проектом. 

  • Подготовить план коммуникаций с участниками проекта на стороне заказчика и внутри команды исполнителя.

  • Подготовить ресурсный план и собрать команду, которая будет закреплена за проектом на весь период.

  • Сделать плановый P&L проекта (отчет о доходах и расходах) и актуализировать фактические финансовые показатели по ходу проекта. 

  • Выявить риски и проблемы проекта, определить как они будут решаться.  


    

 

В ходе проекта постоянно поддерживайте коммуникацию с заказчиком. Самый лучший способ управлять ожиданиями — это постоянная коммуникация между сторонами. Это позволит заказчику держать руку на пульсе и убедиться в том, что все идет по плану.


        

Как минимум раз в 1-2 недели:

  • Информируйте заказчика о ходе работ на проекте: какие задачи выполнены, над чем команда работает сейчас, какие на проекте могут быть изменения и почему.

  • Показывайте работу частями — демонстрируйте промежуточные результаты согласно плану работ. 


Контролируйте и соблюдайте условия договора

Необходимо соблюдать условия договора таким образом, чтобы действия обеих сторон имели юридическую значимость. Выделю 8 ключевых моментов:

  1. Сроки выполнения работ могут быть привязаны к конкретным датам или событиям

    Например, старт работ — после получения авансового платежа. Продолжительность 15 рабочих дней. Если аванс получен 01.08.23 г. — фиксируем старт работ 02.08.23 г.. Если на выполнение 15 рабочих дней — значит, срок завершения работ до 22.08.23 г.


  2. Объем работ

    В договорах с фиксированной стоимостью (FixPrice) пропишите работы исполнителя и перечень результатов, которые получит заказчик. Это могут быть документы, схемы бизнес-процессов, макеты, развернутое ПО на серверах и др. 


  3. Ответственные исполнители сторон

    Обязательно укажите в договоре ФИО и e-mail контактных лиц, которые будут коммуницировать, обмениваться информацией и принимать решения по проекту. Ведите формальную переписку только с этих адресов.


  4. Информирование и отчетность

    Договор может предусматривать отправку отчетов о ходе работ на проекте, например, раз в 2 недели. В этом случае подрядчику следует написать письмо с отчетом, который должен отвечать на вопросы: все ли идет по плану? Есть ли отклонения, их причины? Есть ли вопросы к заказчику?


  5. Процесс приемки-передачи работ

    Условия могут быть очень разными и зависеть от сложности проекта. Рассмотрим простой вариант. Допустим, требуется отправить результаты только по e-mail. В этом случае до даты завершения работ необходимо написать письмо о том, что работы закончены и исполнитель готов их сдать. Приложите к письму все результаты согласно договору, скан акта и счета. Получите от заказчика подтверждение приемки в виде ответа на письмо.


  6. Подписание актов

    Отправление и подписание закрывающих документов — тоже требование договора. Вовремя подготовьте акт, счет и другие документы согласно договору, подпишите и отправьте заказчику оригиналы. Обычно для этого предусмотрено 3-5 рабочих дней с момента завершения работ. Заказчик, в свою очередь, также должен подписать акт в определенный срок и направить исполнителю подписанный экземпляр.


    При “бумажном” документообороте у подрядчика должно оставаться подтверждение отправки конкретных документов. Для этого сделайте опись вложения, подпишите ее и поставьте дату отправки с обеих сторон: «Документы передал», «Документы принял». Такая услуга есть у курьерских компаний, Почты России. Либо вы можете отвезти документы самостоятельно. 


  7. Цена договора и оплата

    Права на результаты работ по договору переданы заказчику, когда акты и другие документы, предусмотренные договором, подписаны с двух сторон и оплачены счета. 


  8. Работа с изменениями

    На любом этапе проекта могут возникнуть новые обстоятельства, влияющие на сроки, стоимость и ход работ. Как вести себя в такой ситуации? Какие действия будут юридически значимыми? —  для этого в договоре должны быть прописаны правила:

    • Порядок изменения условий договора.

    • Порядок разрешения споров между сторонами.

    • Условия расторжения договора.

    • Порядок работы с конфиденциальной информацией.

    • Ответственность за нарушение условий договора.


    Заключение

    Важно помнить, что соблюдение условий договора – это не только защита интересов обеих сторон, но и профессиональный подход к работе. Понимание и ясность поможет избежать проблем в будущем. Если же возникнут спорные ситуации, четкие доказательства будут вашим ключевым аргументом при их разрешении.


    Организация понятного процесса управления работами и коммуникация с заказчиком поможет достичь целей проекта и создать репутацию подрядчика, от которого не хочется уходить.



Наталия Молчанова, 

заместитель директора производства AWG.

С чего начать?

Свяжитесь с нами по номеру

или оставьте свою заявку

Расскажите о своем проекте

Наш специалист свяжется с вами и проконсультирует по интересующему вопросу, подскажет оптимальное решение вашей задачи

Спасибо за обращение. Ваша заявка принята.
File name
Заполняя данную форму, вы принимаете условия Соглашения об использовании сайта, и соглашаетесь с Правилами обработки и использования персональных данных

Мы используем cookies для вашего блага. Продолжая просматривать сайт, вы соглашаетесь с этим.

Хорошо