Askona. Предпроектный анализ и проектирование ИТ- и бизнес-процессов Sleep8

Askona — крупнейший в Восточной Европе вертикально-интегрированный производитель и ритейлер товаров для здорового сна, пятикратный обладатель отечественной премии «Марка № 1» в категории «Матрасы для сна». Компания активно развивает омниканальный подход к розничной сети, когда офлайн- и онлайн-каналы предоставляют единый спектр товаров и услуг для того, чтобы клиент мог совершать покупки максимально удобно как в салоне, так и в ecommerce-каналах.

Запрос

AWG давно сотрудничает с заказчиком — за несколько лет наши специалисты помогли компании реализовать ряд масштабных проектов по улучшению работы интернет-магазина, трансформации ИТ для внедрения омниканальных сценариев, организации технической поддержки.

В этот раз клиент обратился к нам за услугой по предпроектному анализу и проектированию ИТ и бизнес-процессов для бренда Sleep8 — это сеть магазинов мебели, которую компания запускает в европейских странах. Команде AWG необходимо было провести комплексный аудит существующих бизнес-процессов и разработать уникальное ИТ-решение, которое поможет заказчику быстро выйти на новый рынок и масштабировать сеть за счет развития собственных и франчайзинговых точек, а также интернет-магазина.

Спроектированное ИТ-решение должно было помочь достичь определенных показателей и объемов бизнеса, включая количество магазинов, которые планируется открыть в разных странах, расширение товарного ассортимента, обеспечение прозрачности и управляемости процессов.

Цели

1. Планирование ИТ-инфраструктуры и проектирование бизнес-процессов для масштабирования бизнеса заказчика на европейском рынке.
2. Проектирование ИТ-решения и подбор инструментов, обеспечивающих низкий уровень риска и позволяющих закрыть поставленные задачи в короткий срок и с максимальными результатами для бизнеса.

Технические задачи.

• Провести ряд встреч по ключевым процессам с заказчиком и его представителями.
• Описать существующие бизнес-процессы и потребности в автоматизации.
• Скорректировать и добавить бизнес-процессы.
• Спроектировать требования к ИТ и выявить функциональные блоки.
• Провести анализ текущего состояния ИТ обеспечения бизнеса.
• Провести анализ пригодности решений Askona для задач бизнеса Sleep8, выявить требования по интеграции.
• Провести анализ российского и зарубежного рынков ИТ-решений, чтобы подобрать оптимальные ИТ-инструменты и системы для организации процессов.
• Спроектировать функциональную архитектуру, которая включает в себя информацию по управлению, организации и контролю всех основных бизнес-процессов.
• Разработать roadmap по внедрению и интеграции выбранных ИТ-систем и инструментов.

Реализация

Для успешной реализации этого амбициозного проекта необходимо было уделить особенное внимание подготовительному этапу. В ходе нескольких интервью с заказчиком и представителями ИТ-подразделения компании наши эксперты выделили ряд вопросов, которые необходимо было решить. В частности, был проведен глубинный анализ системных и бизнес-процессов, чтобы определить какие системы будут унаследованы от действующего ИТ-ландшафта и какие новые инструменты потребуется внедрить.

На втором этапе рабочая команда вместе с бизнесом определила будущие процессы и те значимые параметры процессов, которые влияют на автоматизацию. Также эксперты предложили клиенту новый подход к прогнозированию спроса, а также управлению поставками с учетом требований по заполняемости складов и торговых точек. В дальнейшем это позволит правильным образом выстроить процессы производства, закупок, внутренней и внешней логистики для обеспечения спроса.

Далее команда AWG спроектировала функциональную архитектуру и составила карту, которая включила в себя подробную информацию по управлению, организации и контролю следующих бизнес-процессов:

• Управление товарной матрицей
• Планирование ассортимента
• Управление экспортной и внутренней логистикой по разным странам
• Управление производством
• Распределение бюджета
• Маркетинг и интернет-реклама
• Закупки товаров
• Процессы ценообразования
• Подготовка товарного контента
• Операционное планирование логистики
• Интернет-продажи, продажи в офлайн-магазинах и через франчайзинговую сеть
• Консультирование клиентов через контакт-центр
• Организация контроля качества и исполнения заказов
• Складская логистика
• Управление внешней клиентской доставкой и собственной доставкой курьерами
• Управление транспортом
• Автозаказ
• Управление финансами и казначейством
• Управление договорами с франчайзинговыми точками и взаиморасчета с ними
• Управленческая отчетность

Эксперты AWG изучили все российские промышленные ИТ-решения и некоторые зарубежные, и на основе проведенного анализа подобрали оптимальный стек технологий и набор систем и инструментов в соответствии со спецификой бизнеса заказчика. Выбранное решение отвечает основным требованиям:

• его внедрение не слишком затратное;
• обеспечивает низкий уровень риска;
• позволяет в разумные сроки закрыть все поставленные задачи и добиться максимальных результатов.

Особенностью проекта стало то, что Sleep8 — это проект, реализуемый не с нуля, а на базе уже существующего бизнеса, с выстроенными процессами и ИТ-инфраструктурой. Важной задачей для команды AWG было определить, какие системы необходимо заимствовать из действующего ИТ-ландшафта и какие новые инструменты нужно внедрить для создания оптимального решения, учитывая специфику самого бизнеса и условий европейского рынка. Наши эксперты подобрали ИТ-системы для обеспечения работы около 120 функциональных блоков (25 типов систем), которые касаются будущей автоматизации. Одним из ключевых моментов проекта стал выбор основных систем для управления товародвижением и организации интернет-торговли (управления сайтом). Помимо этого, все остальные функциональные блоки были распределены по 12 ключевым ИТ-системам, которые были подобраны по специальным матрицам сравнения.

По окончании проекта специалисты AWG защитили основные проектные решения перед советом директоров компании Askona и создали roadmap внедрения этих решений. Также команда посчитала примерные бюджеты владения ИТ-системами с учетом стоимости их лицензий, оборудования и работ по их внедрению и интеграции.

Команда

• Руководитель проекта
• Ведущий ИТ-архитектор
• ИТ-архитектор
• Бизнес-аналитик
• Системный аналитик

Кроме этого, наши специалисты привлекали к реализации проекта специалистов, ответственных за организацию бизнес-процессов, ИТ по разным направлениям, а также экспертов по определенным системам — благодаря этому удалось быстро определить пригодность той или иной системы для проектируемого решения.

Результат

Реализация столь масштабного проекта заняла у наших специалистов всего около 1 года — за этот срок наши специалисты полностью спроектировали ИТ-решение для организации и масштабирования бизнеса в Европе и продвижения бренда Sleep8 на новом рынке.

В рамках проекта был проведен комплексный аудит бизнеса и систем, изучен рынок промышленного ИТ-оборудования, подобраны оптимальные инструменты, спроектированы все основные бизнес-процессы, распланирован бюджет на работы по внедрению и интеграции, а также на владение предложенными ИТ-системами.

Кроме этого, была разработана roadmap с логикой внедрения выбранных инструментов и подробной информацией по срокам их ввода в эксплуатацию.